Politique de gestion contractuelle
Projets
- Rénovation et amélioration des bâtiments de loisir
- Construction des égouts
- Réfection de la rue principale
- Acquisition d'un nouveau camion à ordures
- Réparation des glissières de sécurité
- Lignage des rues
politique de gestion contractuelle 2011
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MISE EN CONTEXTE
Cette politique fait suite à l'adoption par le gouvernement du Québec des projets de lois 76 et 102, concernant le processus d'attribution des contrats des organismes municipaux. La municipalité a l'obligation d'adopter une politique de gestion contractuelle avant le 1er janvier 2011.
OBJET
La politique de gestion contractuelle vise à assurer une saine concurrence entre les personnes voulant contracter avec la municipalité.
Elle traite des mesures :
a. visant à assumer que tout soumissionnaire, ou l'un de ses représentants, n'a pas communiqué ou tenter de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission;
b. favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres;
c. visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
d. ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
e. ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
f. ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
g. visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat.
ENSEMBLE DE MESURES NO 1
Mesures visant à assumer que tout soumissionnaire, ou l'un de ses représentants, n'a pas communiqué ou tenter de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.
1.1 Un responsable en octroi de contrat doit être nommé, pour chaque appel d'offres, afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d'appel d'offres aux soumissionnaires potentiels.
1.2 Tout appel d'offres doit prévoir que le soumissionnaire doit, pour tout renseignement, s'adresser au responsable en octroi de contrat dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres.
1.3 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
ENSEMBLE DE MESURES NO 2
Des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres.
2.1 Informer et sensibiliser les employés et les membres du conseil relativement aux normes de confidentialité.
2.2 Intégrer à tout appel d'offres une clause concernant le respect des pratiques anticoncurrentielles.
Le fournisseur, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir, dans le contexte du présent appel d'offres, agi à l'encontre de la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34), laquelle stipule notamment que constitue un acte criminel le fait de participer à un truquage des soumissions, à savoir :
• l'accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l'une d'elles consent ou s'engage à ne pas présenter de soumission en réponse à un appel d'offres;
• la présentation de soumissions qui sont le fruit d'un accord ou arrangement entre plusieurs soumissionnaires.
Le fournisseur déclare, en conséquence, qu'il n'y a pas eu, en contravention de la Loi précitée, de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission ainsi qu'à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres.
Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34). Il s'agit en soi d'une forme de fixation des prix. Quiconque participe à un truquage de soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l'amende que le tribunal estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l'une de ces peines.
ENSEMBLE DE MESURES NO 3
Des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.
3.1 Tout membre du conseil ou tout employé s'assure que toute personne qui cherche à l'influencer est inscrite au registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobyisme (« Loi »). Si la personne n'est pas inscrite au registre, il l'invite à le faire.
3.2 Si une personne refuse de s'inscrire au registre des lobbyistes ou de respecter la Loi ou le Code de déontologie des lobbyistes (« Code »), le membre du conseil ou l'employé s'abstient de traiter avec cette personne et, s'il y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme.
3.3 Tout appel d'offres et tout contrat doit prévoir :
• une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou, le cas échéant, le cocontractant atteste que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'attribution du contrat ou, si une communication d'influence a eu lieu, que l'inscription au registre des lobbyistes a été faite et que la Loi et le Code ont été respectés.
• une clause permettant à la municipalité, en cas de non-respect de la Loi ou du Code, de rejeter la soumission, de ne pas conclure le contrat ou de le résilier si le non-respect est découvert après l'attribution du contrat
ENSEMBLE DE MESURES NO 4
Des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption.
4.1 Limiter le plus possible les visites de chantier en groupe, en offrant des plans et devis le plus complet possible.
4.2 Intégrer à tout appel d'offres une clause à l'effet que le soumissionnaire du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir fait de gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption en regard du présent contrat.
ENSEMBLE DE MESURES NO 5
Des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
5.1 Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement solennel à juger les offres avec impartialité et éthique.
5.2 Déléguer au directeur général la responsabilité de constituer le comité de sélection.
ENSEMBLE DE MESURES NO 6
Des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.
6.1 Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant que l'évaluation des offres ne soit entièrement complétée.
6.2 Un responsable en octroi de contrat, doit être nommé pour chaque appel d'offres afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d'appel d'offres aux soumissionnaires potentiels.
6.3 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de l'organisme municipal, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
ENSEMBLE DE MESURES NO 7
Des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat.
7.1 Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par résolution du conseil municipal.
7.2 Malgré l'article 7.1, toute directive de changement pourra être autorisée par le directeur général de la municipalité selon le « Règlement numéro 100-92 et ses amendements à l'effet de déléguer le pouvoir d'autoriser des dépenses et de passer des contrats », en plus de l'ingénieur ou du consultant responsable du contrat. Le directeur ne pourra pas autoriser de directive de changement dépassant la latitude leur étant accordée par ledit Règlement. Toute directive de changement autorisée par le directeur devra être déposée au conseil municipal conformément au Règlement de délégation de pouvoir.
7.3 Tenir des réunions de chantier régulièrement pour assurer le suivi
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Rénald Grondin, Maire France Bisson, d.g./sec. très.
COPIE CONFORME
CERTIFIÉE LE 7 DÉCEMBRE 2010
France Bisson,
Directrice générale
Secrétaire-trésorière
DÉCLARATION
COMMUNICATION AVEC LES MEMBRES DU COMITÉ DE SÉLECTION
Je, _________________________________________________________, représentant du soumissionnaire _______________________________________________________ déclare que ni moi, ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres ______________________________________________________.
Déclaré à _____________________________ le ______________________________.
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signature nom
Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
DÉCLARATION
LOI SUR LA TRANSPARENCE ET L'ÉTHIQUE EN MATIÈRE DE LOBBYISME ET DU CODE DE DÉONTOLOGIE DES LOBBYISTES
Je, _________________________________________________________, représentant du soumissionnaire _______________________________________________________ déclare que moi et tout collaborateur ou employé a respecté la loi sur le lobbyisme en rapport avec l'appel d'offres ________________________________.
Déclaré à _____________________________ le ______________________________.
__________________________________ _________________________________
signature nom
Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
DÉCLARATION
COMMUNICATION DANS LE BUT D'INFLUENCER
Je, _________________________________________________________, représentant du soumissionnaire _______________________________________________________ déclare que ni moi et ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou tenté de communiqué avec un membre de l'organisme municipal, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but d'influencer ou d'obtenir des renseignement relativement à l'appel d'offres ________________________________.
Déclaré à _____________________________ le ______________________________.
__________________________________ _________________________________
signature nom
Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
APPEL D'OFFRE POUR LA RÉNOVATION ET AMÉLIORATION DES BÂTIMENTS DE LOISIRS 2010
Il est proposé et résolu à l'unanimité par les conseillers de faire un appel d'offre pour la rénovation et amélioration des bâtiments de loisirs.
Que l'exécution de travaux est de 100 000. $ à 249 999,99 $, l'annonce doit être faite dans un système électronique accessible au Québec et en Ontario conformément à l'Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et de l'Ontario, dans un journal diffusé sur le territoire de la municipalité et dans un publication spécialisée dans le domaine et vendu principalement au Québec.
Projet de construction des égouts
juin 2010 -Rencontre du ministre monsieur LaurentLessard et du maire de Val-Alain monsieur Rénald Grondin... suite..
2009- La mairie travaille actuellement sur le projet de constructions des égouts dans le secteur village de Val-Alain.
Projet de la réfection de la rue principale
juin 2010 - projet de réfection de la rue Principale, dans les limites de la municipalité;... suite...
2009 - Attendu que la municipalité de Val-Alain entend installer une conduite d’égout sur la rue Principale, dans les limites du périmètre urbain;
Attendu que ce projet a fait l’objet d’une demande de subvention au programme FIMR du MAMR;
Attendu que le ministère des Transports du Québec pourrait profiter de l’occasion pour procéder à certains réaménagements géométriques, au contrôle des accès et à l’amélioration du drainage dans le but d’améliorer la sécurité de ce secteur
En conséquence, il est proposé et résolu à l’unanimité par les conseillers de demander au Ministère des Transports du Québec de procéder à la préparation et à la signature d’un protocole d’entente visant le partage des responsabilités et des coûts reliés à ces travaux.
Projet d'acquisition d'un nouveau camion à ordures
2009 - Considérant que le camion MACK LE 2002 possèdera huit années de services complétées au 31 décembre 2009 et qu’il est opportun de voir à le remplacer puisque de plus en plus de réparations sont nécessaires pour son bon fonctionnement;
Considérant que dans une proposition de prix soumis par « Équipements Labrie » on nous propose un camion hybride de type Mack MRU avec Curroto Can ayant des spécifications similaires à notre camion actuel et que le coût proposé en octobre 2008 est de 285 700$ plus les taxes, pour un coût total estimé de 310 000$ (taxes nettes);
Considérant que le Comité du Service vidanges en commun s’est penché sur le sujet à sa réunion du 27 novembre 2008 et a poursuivi sa réflexion lors de la réunion du 6 mai 2009;
Considérant que les coûts à assumer par la municipalité membre se résument comme suit :
Statistiques 2008 – temps – 259
Contribution estimé avec un camion : 13.54 % 23 564$
Quote-part présentement pour 2009 20 026$ Écart 3 538$
En conséquence, il est proposé et résolu à l’unanimité par les conseillers que la municipalité de Val-Alain, membre, donne son accord relativement à l’achat du dit camion.
Réparation des glissières de sécurité
2009 - Il est proposé et résolu à l’unanimité par les conseillers de faire réparer les glissières de sécurité pour les 4 ponts – Coût 13 139.64$ taxes incluses.
Lignage des rues et des stationnements
2009 - Il est proposé et résolu à l’unanimité par les conseillers de faire faire le lignage des stationnements de la municipalité par Les Lignes B.L. (2002) Enr. et le marquage routier par Dura-Lignes Inc. pour un montant alloué de 7 000$
